Je business schrijfvaardigheden verbeteren

Het is je eindelijk gelukt om een bedrijf je in dienst te laten nemen. Maar nu komt het moment van de waarheid, want je mooie woorden moet je nu onderbouwen met daden. Alhoewel je waarschijnlijk alle noodzakelijke softwarevaardigheden voor IT, bedrijfsadministratie en andere marketing en reclame banen hebt, zijn er twee andere die je ongetwijfeld nog moet leren, is het spreken en schrijven zoals men in het bedrijfsleven doet.

Het maakt deel uit van wat we het “halo-effect” noemen. Het grootste deel van de ‘oude’ zakenlieden uit de jaren ’60, ’70 en ’80 straalden hun persoonlijkheid uit door een ferme handdruk. Het is een karaktertest. De nieuwe fysieke tegenhanger in het huidige computer gegenereerde virtuele kantoor, is de goed geschreven e-mail en zakelijke brief.

In deze nieuwe omgeving moet je de virtuele tegenhanger van een handdruk overbrengen, door een professional te zijn in je e-mail correspondentie met genoeg personalisatie en hoffelijkheid om je boodschap effectief en beknopt over te brengen.

Er zijn een heleboel zakelijke schrijfmanieren waar we ons allemaal aan moeten houden, afhankelijk van de functie. Een zakelijk voorstel is anders geschreven dan een werkverklaring. We gaan niet elk type bedrijfsdocument doornemen – dat zou onmogelijk zijn. We zullen je echter een paar tips geven om een zakelijk document of e-mail op te stellen om je te laten klinken als een doorgewinterde veteraan.

Probeer het volgende in gedachten te houden.

Tijd is geld – Houd het kort

Je kan een legendarische blogger zijn met een fanclub van duizenden fans, maar in de zakenwereld is maximale spraaklengte dodelijk. De meeste managers hebben geen tijd voor je gevatheid en humor, dus dat moet je tot een minimum houden. Gevatheid kan gemakkelijk verkeerd worden begrepen als iets ongepast door een serieuze manager die zijn gevoel voor humor chirurgisch heeft laten verwijderen.

De gewoonte bij de meeste managers vandaag de dag, is dat ze er trots op zijn dat ze hun e-mails niet lezen tijdens kantooruren. Ze zullen ofwel de uren voor het werk doorbrengen met het lezen van alles wat de avond ervoor kwam, ofwel na 17.00 uur beginnen met het lezen van hun e-mail. Hoe dan ook, ze hebben in ieder geval het reisschema van die dag in hun hoofd of ze willen misschien de laatste trein naar huis halen, zodat ze de paar persoonlijke uren die ze hebben kunnen benutten. Verspil hun tijd niet.

En maak er geen redactioneel stuk fan. Houd het bij de feiten. Je weet nooit wie je woorden nog meer zal lezen. Begin met een basisonderwerp in de daarvoor bestemde plek. Als je een e-mail schrijft, markeer dan op de juiste manier het belang en vermeld het onderwerp.

Als je een e-mail schrijft, beperk je de inhoud tot drie paragrafen. Onthoud de “vijf W’s” – wie, wat, waar, waar, wanneer en waarom. Je moet wat variatie van dit in je bericht hebben. Vermeld het probleem in die termen. Geef aan waarom het belangrijk kan zijn. En als je een oplossing hebt, houd het simpel (KISS). Als de oplossing tijd in beslag neemt, leg het uit in een bijlage als een zakelijk voorstel of vraag om een plekje in zijn agenda voor een vergadering.

Je e-mail is hiervoor niet de plaats.

Business schrijfvaardigheden verbeteren

 

Keep it simple, stupid

Ja, we hebben het tegen jou. Als je denkt dat het schrijven van complexe, saaie zinnen – hoe goed geconstrueerd ook – een goed idee is voor een zakelijke communicatie, dan ben je meneer Stupid. Je boodschap zit sneller in zijn prullenbak dan dat je het woord “verwijderd” kunt zeggen.

Gebruik korte, directe, actieve zinnen. Maak de zaken niet ingewikkelder. Stel je voor dat je een gesprek voert met iemand die ADHD heeft. Korte, directe, actieve zinnen houden de aandacht van de lezer vast. Gebruik de passieve stem niet als je deze kunt vermijden.

Hieronder een korte grammaticale les:

Actieve stem: “Joe reed in de auto.”
Passieve stem: “De auto werd bestuurd door Joe.”

De actieve stem is waar je je op moet focussen. Houd het onderwerp en het werkwoord direct, zodat je de aandacht van de lezer vasthoudt.

Houd ook je taal eenvoudig en normaal. Nu is het niet het moment om je lezer op te voeden en te hopen dat hij op zoek gaat naar een woordenboek. Als je het gebruik van de termen “paradigma” en “synergie” kan vermijden, doe dat dan. Tenzij je bericht natuurlijk over paradigma’s en synergie gaat.

Opsommingen lezen makkelijk

Er zijn maar weinig technieken die zo effectief zijn als goed geplaatste opsommingen in je bericht.

Als je een paar punten hebt die besproken moeten worden, is er niets beter dan het gebruik van opsommingen en nummeringen.

Deze techniek doet een paar dingen:

  • Het houdt je boodschap overzichtelijk.
  • Het helpt om een logische opeenvolging van punten op te bouwen.
  • Het richt de aandacht van je lezer op iets dat vaak als belangrijk wordt gezien.

Zie je wat we bedoelen? De ogen van een manager gaan direct naar je opsommingen en deze worden onthouden. Nogmaals, houd ze eenvoudig.

Business schrijfvaardigheden tips

Gebruik eenvoudige paragrafen

Wij gebruiken deze graag.

Een eenvoudige paragraaf met één zin doet meer om de aandacht te vestigen op een gedachte dan bijna elke andere techniek. Stel je deelt een verhaal over iets dat gebeurde toen je een probleem aan het oplossen was. Je hebt je verhaal nauwkeurig en beknopt verteld en je hebt het gevolgd met een uitleg over de juiste procedure voor de behandeling ervan. Wat je echter wilt, is je baas te laten weten dat je de belangrijkste drijfveer was om het probleem op te lossen. Misschien wil je dit laten zien door iets te zeggen om de monotonie te doorbreken.

Dat is wat wij doen.

We vinden dat dit wonderen doet om de aandacht van de manager te krijgen. Het neemt niet veel ruimte of woorden in beslag. Het brengt de lezer gewoon terug naar het aandachtspunt.

Conclusie

Weinig mensen kunnen in opsommingen spreken.

Het is niet gemakkelijk. Je gebruikt meestal de woorden “Punt één”, “Punt twee”, enz… Daarom geven sommige mensen er de voorkeur aan om hun gedachten op papier te zetten. Het is een manier om een eenvoudig punt duidelijk te maken en aandacht te krijgen.

In het begin van dit artikel zeiden we dat er twee dingen zijn die je moet weten voordat je de zakenwereld ingaat: hoe te schrijven en goed te spreken. Goed luisteren is ook een goede vaardigheid. Je zult effectiever zijn als je leert te luisteren en mensen te begrijpen in plaats van dat je begrepen wilt worden. Dit artikel gaat er echter over dat je leert om je gedachten kenbaar te maken aan anderen door middel van schrijven.

Goed spreken is een kunst op zich. Het vereist enorme discipline en veel oefening. Misschien is het een idee om een cursus te volgen over het in het openbaar spreken, zodat je je comfortabel kan voelen wanneer je het met een grote groep over een onderwerp hebt.

Tips business schrijfvaardigheden

Schrijven daarentegen is zo’n noodzakelijke vaardigheid dat het een constante discipline vereist die je alleen met oefening en empathie kunt ontwikkelen. Experts zeggen zelfs dat de kunst van het schrijven bijna verloren gaat met de komst van de telefoon en met e-mail. Schrijf dus. Wat trainen is voor het lichaam, is lezen voor de geest. Maar schrijven is zo’n geconcentreerde oefening voor de geest, omdat het je leert empathisch te denken, terwijl je je gedachten voor een ander vastlegt, zodat ze je kunnen begrijpen.

Dit zal je vooral helpen in het bedrijfsleven. Als je leert om intelligent te spreken en te schrijven, dan zal het effectiever zijn dan elke handdruk ooit zou kunnen zijn.

Je creatieve schrijfvaardigheden verbeteren

Schrijvers denken allemaal dat het schrijven van een verhaal op geen enkele manier of vorm geformuleerd moet zijn. Maar wanneer een verhaal af is, heeft een verhaal altijd een systeem als het correct verloopt en resulteert in de tevredenheid van de lezer. Het systeem waar alle verhalen in vallen staat bekend als de 8-puntslijn.

Als je creatief begint te schrijven, moet een nieuwe schrijver ergens beginnen en op de een of andere manier aan een verhaal in bijna mathematische zin denken. Het kennen van de 8-puntslijn kan leiden tot goed gestructureerde verhalen die in hoogte lijken te stijgen tot de beste plaats waar de lezer de reis naartoe volgt. Bij het betreden van het verhaal moeten we dat verhaal geleidelijk verhogen, zodat de resulterende trap niet te breed of te hoog is, maar één trede per tijdreis.

Het plannen van een verhaal rond de 8-puntslijn voorziet elke trede van een juiste hoogte en breedte en de lezer klimt met relatief dezelfde snelheid met elk verhaal waarvan hij of zij heeft genoten. Er is niets nieuws aan het schrijven van verhalen en de lezer is tegenwoordig zo slim geworden dat hij/zij al heel vroeg ontdekt dat de plot en het leesgemak van een verhaal niet bestaat.

Wat zijn deze 8 punten? We zullen elk punt bespreken aan de hand van het belang ervan en het juiste gebruik ervan bij de opbouw van je verhaal.

 

De 8 punten van de schrijven

  • De introductie
  • De trekker
  • De zoektocht
  • De verrassing
  • De kritische keuze
  • De climax
  • De ommezwaai
  • De resolutie

 

Het eerste punt van de verhaalstructuur – De introductie

De introductie is de wereld die we betreden. Tijdens de introductie moeten we de dagelijkse wereld van het personage begrijpen. Deze wereld en deze situatie bepalen alles.

In een show als The Walking Dead openen we de serie met een politieagent en zijn partner en uiteindelijk praten ze over hun problemen met de vrouwen in hun leven. We raken vrij snel vertrouwd met hoe de een een beetje een rokkenjager lijkt te zijn en de ander een getrouwde man. Al snel gaan we over op een achtervolging in de auto en de sheriff (de getrouwde man) wordt neergeschoten.

Dit is de introductie. We raken vertrouwd met de wereld van onze personages en begrijpen met wie we precies te maken hebben en in welke wereld ze leven. De introductie is het beginpunt van onze wereld, maar deze kan uiteraard veranderen. Dat is een onderdeel van plotpunten en verhaalstructuur. Omdat we de wereld binnenkomen als politieagenten die problemen hebben met vrouwen en al het andere volkomen normaal is, betekent niet dat de omstandigheden niet kunnen veranderen in het volgende punt van de verhaallijn.

Creatief schrijven verbeteren

 

Het tweede punt van de verhaalstructuur – De trekker

De trekker is het punt waarop de omstandigheden veranderen en is het schrijven van de reden en het doel van de reis. De trekker komt voort uit de introductie en er moet iets worden gedaan, aangezien deze trekker de omstandigheden heeft uiteengezet om de personages naar iets te duwen wat ze niet kunnen veranderen. Er moet iets gebeuren. Dit is ook wel bekend als het activerende incident en moet zelfs in langere verhalen vrij snel plaatsvinden om de lezer over te halen om zijn tijd te investeren.

In The Walking Dead ontdekken we al snel dat de neergeschoten politieagent in het ziekenhuis ligt en dat er iets niet helemaal in orde is. De wereld is drastisch veranderd terwijl hij bewusteloos was. De wereld is veranderd in een nachtmerrieachtig land van zombies en onze sheriff wordt gekatapulteerd in een situatie die hij noodgedwongen onder controle moet krijgen.

De trekker hoeft in het begin niet met moed of actie geconfronteerd te worden. Je personages kunnen enige tijd nodig hebben om grip te krijgen op hun emoties en zelftwijfel. Ze kunnen huilen of een maand in bed liggen. Het maakt niet uit hoe ze in eerste instantie reageren op dit plotselinge probleem, maar het is zeker dat er een probleem moet ontstaan. Dit probleem moet zo rampzalig zijn dat het de hele wereld omvat. Het kan een probleem zijn zo klein als het zien van een zwarte moedervlek op hun arm en beginnen te denken dat het kanker kan zijn. Het kan zijn dat ze een aktetas vol geld vinden en niet weten wat hun geluk hen werkelijk brengt.

Wat je ook kiest, het is aan jou en de behoefte van de reis ontstaat wanneer de trekker wordt overgehaald.

Het derde punt van de verhaalstructuur – De zoektocht

Nu is het tijd voor je personage of personages om naar hun bestemming te lopen. De zoektocht is wanneer je personages een beslissing nemen dat ze niet alleen maar inactief gaan zitten en wensen dat het niet zo was. Ze zullen opstaan en beginnen te werken aan het oplossen van hun probleem.

In The Walking Dead begint de zoektocht wanneer onze sheriff besluit dat hij zijn familie moet vinden en dat er geen zombies zijn die hem ervan weerhouden ze te vinden. Hij gaat naar het politiebureau en verzamelt geweren. Hij leert hoe hij de zombies moet doden en ziet er een beetje stoutmoediger uit dan de zwakke man die uit het ziekenhuis kwam. Dit is het punt waar we beginnen te lopen naar een doel en het tempo begint te versnellen.

Of de trekker nu slecht of goed is maakt niet uit, er moet altijd een reis naar iets zijn en ons volgende punt maakt die reis ingewikkelder, zodat het niet al te gemakkelijk is.

Tips creatief schrijven

Het vierde punt van de verhaalstructuur – De verrassing

We kunnen aangenaam verrast zijn of traumatische verrassingen ervaren. De verrassing is het punt van ons verhaal dat het grootste deel in beslag neemt. Deze verrassingen moeten niet gemakkelijk te voorspellen zijn, maar moeten de lezer verbazen en het gevoel geven dat ze het allemaal hadden moeten zien aankomen.

Verrassingen kunnen in veel verschillende vormen voorkomen. Het kunnen complicaties of obstakels zijn of nieuwe kennis die het personage naar voren drijft of een belemmering in hun zoektocht veroorzaakt.

In de eerste afleveringen van The Walking Dead gebeuren een hoop dingen. Onze sheriff ontdekt dat het vinden van zijn familie niet gemakkelijk is als hij de stad binnenkomt. Hij wordt ontmoet door zijn eerste kudde zombies en raakt gestrand en geïsoleerd in een tank. Hij is veilig, maar hij kan niet alleen naar buiten lopen. Wanneer een stem tegen hem begint te praten vanuit de radio van de tank weten we niet wat er gaat gebeuren of wie het zelfs is.

Eén ding in deze aflevering van The Walking Dead dat voornamelijk positief is, is dat onze sheriff een beslissing moet nemen. Zal hij deze man vertrouwen of blijft hij veilig in de tank?

Het vijfde punt van de verhaalstructuur – De kritische keuze

Op dit punt staan we voor een kritische beslissing en definiëren we ons karakter onder een hoge mate van stress. Deze situaties kunnen leiden tot elk einde, maar ze moeten in je verhaal worden geplaatst om je karakter te definiëren en resulteert in een hogere plaats in de lijn.

Het moment in The Walking Dead waarop onze sheriff vastzit in de tank en de stem hem roept en hem vertelt wat te doen en wanneer te doen, wordt de sheriff gedwongen te onthullen dat hij dit niet alleen kan doen. Zijn kritische keuze om op een mede-overlevende te vertrouwen, maakt ons duidelijk wat er komt en hoe de reis naar zijn familie moet worden gemaakt.

Creatief schrijven

 

Het zesde punt van de verhaalstructuur – De climax

De climax is waarschijnlijk een van de meer bekende punten van het verhaal. Zelfs de leek weet wanneer ze de climax hebben bereikt in een film. De climax is het resultaat van de kritische keuze van je personage. Het is het hoogste punt van de spanning van het verhaal. Of het personage wint of verliest maakt helemaal niet uit, wat telt is dat je lezer of publiek wordt meegesleept in de spanning en het resultaat belangrijk vindt.

In The Walking Dead aflevering waar we het over hebben, neemt onze sheriff zijn beslissing en besluit om hulp van buitenaf en van een buitenstaander te accepteren. Hij verlaat de veiligheid van de tank en we worden in het midden van zijn angst geduwd, want de kudde zombies die hem in eerste instantie niet opmerkt ziet hem en probeert hem te bereiken. Dit zorgt voor een achtervolging en de angst van de sheriff wordt de onze.

 

Het zevende punt van de verhaalstructuur – De ommezwaai

De ommezwaai is het onvermijdelijke gevolg van de kritische keuze en climax. Alles verandert bij de ommezwaai. Ook hier kan het negatief of positief in aard zijn. Niets hoeft te zijn zoals iemand het eerder heeft gedaan, maar het moet wel gebeuren. Net zoals rijden de introductie en hard rijden de trekker en het wrak de climax is, moet je verhaal resultaat hebben. Is de bestuurder dood of gewoon gewond? Wat je ook besluit, de ommezwaai is de verandering van de wereldsituatie van de hoofdpersoon.

In The Walking Dead, nadat onze sheriff ontsnapt aan de zombies, ontmoet hij de eerste van zijn toekomstige medespelers. Zijn keuze om te vertrouwen brengt hem een stap dichter op zijn weg naar het vinden van zijn familie. De ommezwaai is dat hij niet langer alleen is.

Het achtste en laatste punt van de lijn – De resolutie

De resolutie is een terugkeer naar een zekere normalisering. De personages zullen wijzer zijn en ze zullen worden veranderd door hun strijd, maar ze kunnen nu weer rusten. Het verhaal is compleet en er zijn geen losse uiteinden meer. De resolutie laat een gevoel van tevredenheid achter bij het publiek en de lezer.

Creatief schrijven tips

Conclusie

In televisieprogramma’s zoals The Walking Dead hebben we veel van deze punten van de lijn. Dat is de aard van televisie. Elke aflevering van een serie moet altijd intrigerend en bevredigend en spannend zijn. Dus, het resultaat is dat een heleboel voorbeelden van elk punt uit een aflevering of serie kan halen. De verhalen op televisie moeten episch van aard zijn. Ze zijn groot en één centraal probleem is waar alles om draait en houdt het verhaal uiteindelijk in beweging in de richting van het einde of de uiteindelijke resolutie.

In The Walking Dead worden we gemotiveerd om elke aflevering te bekijken, omdat we willen weten wat er gebeurt en of het probleem van de zombies ooit zal worden opgelost. Maar we zijn geïnteresseerd om te kijken, omdat elke lijn van een aflevering over verschillende onderwerpen en situaties gaat. Televisiekijken kan je veel leren over hoe verhalen worden bedacht en ontworpen. Ieder van ons heeft deze lijn in ons geheugen gegrift en je moet hem gebruiken bij het ontwerpen van je eigen lijnen.

Waar je ook over schrijft in je verhalen, dit systeem is geen ontwerp voor het stellen van regels, het is een ontwerp om het verhaal goed gestructureerd te houden en volgens een eeuwenoud recept over goed verhaal vertellen. Schrijvers passen de regels vaak aan, maar nooit zozeer om dat de lezer ontevreden is en de interesse verliest. Het doel van deze lijn is om het schrijven volledig bevredigend te houden.

Blijf schrijven en stop nooit met dromen.